Pasantías en la Universidad de Costa Rica

La unidad académica anfitriona de la pasantía en UCR es la responsable de completar el Formulario de solicitud de convenio de pasantía (SECI-04), emitido por la Oficina de Asuntos Internacionales y Cooperación Externa (OAICE), y debe remitirlo completo y firmado a esta Oficina con los siguientes documentos:

• Plan de trabajo en formato de cronograma firmado por la persona contraparte académica (en el caso de pasantías de personas académicas) o por las personas tutoras académicas (en el caso de pasantías de personas estudiantes), tanto de la institución de origen como de la UCR.

• Acuerdo firme emitido por alguno de los órganos colegiados pertinentes (Consejo Científico, Comisión de Investigación, Comisión de Acción Social o Comisión de Docencia), según corresponda, en el que conste la aprobación expresa de la pasantía, el plan de trabajo y su vinculación a un proyecto registrado ante la vicerrectoría respectiva. Este acuerdo debe incluir el número de acta, la sesión y la fecha en que fue aprobado.

• En el caso de pasantías vinculadas a proyectos de Acción Social, deberá cumplirse, además, con lo estipulado en el artículo 4 del Reglamento de Acción Social, que establece, entre otros aspectos, lo siguiente: “El acuerdo tiene que ser comunicado a la persona superior jerárquica de la unidad operativa, a quien corresponde aprobar la participación y comunicarlo a la Vicerrectoría de Acción Social.”

• Carta de aval institucional UCR, emitida por la persona contraparte o tutora académica de la unidad académica o de investigación receptora en la UCR.

• Carta de aval institucional extranjera, emitida por la persona contraparte o tutora académica de la Universidad de origen.

• Copia del pasaporte de la persona pasante.

• Otros avales requeridos. Deberá presentarse la resolución emitida por las instancias pertinentes, tales como el Comité Ético Científico, la Comisión de Docencia, la Comisión de Acción Social, la Comisión Institucional de Biodiversidad o el Comité Institucional para el Cuido y Uso de los Animales, en aquellos casos que así lo exijan. Asimismo, deberá adjuntarse la documentación que demuestre el cumplimiento de las recomendaciones emitidas por estas instancias, cuando corresponda.

• Cartas de aval de entidades externas a la UCR, en caso de que la pasantía contemple actividades en dichas entidades (solo en las situaciones que así lo ameriten).

• Comprobante de seguro de salud internacional, que deberá enviarse antes del desplazamiento de la persona pasante al país, tanto a la OAICE como a la unidad anfitriona. Este seguro debe contemplar, al menos, los siguientes servicios: atención en especialidades médicas, cirugías, emergencias dentales, internamiento hospitalario, evacuación médica, repatriación de restos y cobertura ante pandemias.
  En caso de que la persona pasante no cuente con el esquema de vacunación completo, la póliza deberá incluir explícitamente la cobertura contra COVID-19. La Universidad podrá requerir constancia de vacunación como condición para la participación en actividades presenciales durante la pasantía.

• La remisión formal de la documentación completa de lo anteriormente indicado debe enviarse a la OAICE con oficio suscrito por la Dirección de la unidad académica o de investigación receptora, dirigido a la Jefatura de la OAICE. Este oficio debe enviarse con un mínimo de tres meses de antelación al inicio previsto de la pasantía, incluyendo los casos en que se requieran trámites migratorios.

   

  Se sugiere que la persona interesada en realizar la pasantía informe, previamente a la unidad anfitriona, el período requerido por su institución de origen para la revisión legal y la firma del convenio específico de pasantía emitido por la UCR, así como los datos de contacto de la persona encargada de la negociación de este tipo de convenios en la universidad de origen. Lo anterior debido a que el convenio específico de pasantía debe contar con la  firma autógrafa de la persona representante, autorizada para la firma de estos instrumentos, en la universidad de origen y de la persona pasante, antes del traslado a la Universidad. Este requisito es imprescindible para dar inicio formal a las actividades en la UCR.

  Para consultas adicionales sobre estos requisitos y sugerencias, puede dirigirse a la Sección de Cooperación Internacional (SECI), a través de los teléfonos: (+506) 2511-5080, 2511-1015, 2511-1132, o por medio del correo electrónico: oaice.recepcion@ucr.ac.cr.